Mandanten – Kommunikation und digitale Medien

(Volketswil)(PPS) Kommunikation passiert auf verschiedene Arten: verbal, nonverbal und: digital. Telefonieren ist out, denken Sie? Nein, nicht ganz. Auch wenn die digitalen Kommunikationskanäle klar auf Platz eins der beliebtesten Kommunikationsmittel stehen, kommt man am Telefonieren noch nicht komplett vorbei. Mit folgenden Tipps und Tools können Sie Ihren (digitalen) Arbeitsalltag um ein Vielfaches erleichtern:

Kommunikation ist alles!

Kommunikation ist ein wichtiger Teil für die erfolgreiche Zusammenarbeit und vor allem auch für sämtliche Bereiche des Zusammenlebens. Ohne Kommunikation funktioniert kein Arbeitsprozess und die sozialen Verbindungen wären ohne Kommunikation komplett verloren. Aus diesem Grund muss Kommunikation auch vielseitig sein und bleiben.

Wie kommunizieren Sie?

Treuhand-Mandanten wollen rasch eine Rückmeldung auf ihre Fragen oder Anliegen. Hierbei greifen viele Kundinnen und Kunden auf das altbewährte Telefon zurück. So lassen sich Informationen rasch austauschen und die Antwort auf die Frage wird ebenso effizient beantwortet – so hofft man. Sind die Antworten etwas komplexer, lassen sich diese oftmals einfacher in einer E-Mail formulieren. Die Art der eigenen Kommunikation ist auch Geschmackssache. Manche von uns lieben es zu schreiben, andere möchten ihre Gedanken lieber in Whatsapp-Sprachnachrichten übermitteln und wieder andere telefonieren einfach gerne. Eine besonders praktische Kommunikationsweise ist die Videokonferenz. MS Teams, Zoom & Co. haben uns in den letzten Jahren gezeigt, dass eine Sitzung per Video wunderbar funktioniert. So lassen sich Besprechungen effizient und zeitsparend durchführen, die Umwelt wird durch die wegfallenden Fahrten und Flüge geschont und die volle Agenda verdankt es Ihnen sowieso: Onlinesitzungen sind sehr beliebte Termine, da diese in gewohnter Umgebung durchgeführt werden können. 

Wir sagen: Treuhänder voraus!

Seit der Coronakrise sind Onlinebesprechungen fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Welche Kommunikationsweise bevorzugen Sie ? Konnten Sie diese bereits erfolgreich in Ihren Arbeitsprozess einfliessen lassen? Der Treuhänder als digitaler Berater – eine Möglichkeit, die Sie unbedingt nutzen sollten! Wenn Sie Ihre Prozesse sowieso schon lange überdenken wollten und neue Möglichkeiten integrieren möchten, dann lassen Sie doch die weitere Übersicht auf sich einwirken. Mit folgenden Tipps und Tools können Sie Ihren (digitalen) Arbeitsalltag um ein Vielfaches erleichtern:

Videoberatung per Teams, Zoom & Co.

Ihre Mandanten möchten einen Termin mit Ihnen vereinbaren, um verschiedene Themen zu besprechen? Bieten Sie einen Onlinetermin via MS Teams oder Zoom an. Sie können Ihren Bildschirm teilen, direkt auf Ihre Unterlagen zugreifen und Ihre Kunden bestens beraten und unterstützen. Das besonders attraktive daran ist der Blickkontakt mit Ihren Gesprächspartnern, der eine persönlichere und intuitive Kommunikation entstehen lässt.

Online-Kalender

Termine müssen nicht immer zwingend am Telefon vereinbart werden. Nutzen Sie die Möglichkeiten des Online-Kalenders, um Termine vorzuschlagen oder Ihre Mandanten einzuladen. Effizienz pur!

Digitaler Belegaustausch (Topal App)

Mit der der Topal App wird Ihr Smart­phone zum mobilen Scanner. Schnell abfoto­grafiert landen Belege und Rechnungen vom Smart­phone ganz elegant in der Topal Finanz­buch­haltung und können dort vom Treuhänder weiterverarbeitet werden, um Transaktionen zu erstellen.

Kendox WebClient

Mit dem Kendox WebClient haben Sie mobilen Zugriff auf Ihre Daten, Informationen und Dokumente. Intuitives Suchen wird mit Kendox zu einem Kinderspiel und das Speichern von Daten auf Endgeräten ist problemlos möglich. So haben Sie Ihr Büro immer bei sich – auch wenn Sie «nur» mit dem Mobiltelefon unterwegs sind.

Digitale Kollaborations-Tools

Projekte anlegen, verwalten, bearbeiten – mit Hilfe digitaler Kollaborations- und Projektmanagement-Tools. Vorbei sind die Zeiten, als unter den verschiedenen Arbeitsgruppen Chaos herrschte – mit den heutigen Tools wird die Basis für ein effizientes,

organisiertes und strukturiertes Arbeiten geschaffen, die eine reibungslose, übersichtliche Kommunikation unter den Team-Mitgliedern ermöglicht.

Outlook Mails mit Pendenzen in Vertec verknüpfen

Vertec ist die CRM/ERP-Lösung für Treuhänder, mit hohem Anspruch auf Stabilität und Effizienz. Dank direkter Outlook-Anbindung lassen sich E-Mails ganz einfach mit Aktivitäten verknüpfen, ermöglichen also das Teilen und Bearbeiten von Pendenzen unter den zugewiesenen Team-Mitgliedern. Eine solche Anbindung steht für ressourcenschonenderes Arbeiten und reduziert erheblich Kommunikationsfehler.